Drukke weken, nepfacturen: 5 gewoontes die jouw team beschermen

Van Black Friday tot kerst stapelt het werk zich op. Orders moeten de deur uit, collega’s plannen vrij en facturen moeten nog vóór het jaareinde betaald zijn. In die drukte valt een nepfactuur minder snel op. Dat weten fraudeurs ook.

Het goede nieuws: met vijf vaste gewoontes pak je het grootste deel van deze pogingen af. Je team werkt gewoon door en hoeft er geen extra uren aan kwijt te zijn.

Vier situaties die jij zo kunt tegenkomen

• Een vaste leverancier mailt dat het rekeningnummer per direct wijzigt, “vanwege de jaarafsluiting”. Bedrag en ordernummer kloppen. Het afzenderadres wijkt één letter af van het echte adres.
• De financieel medewerker krijgt een mail van “de directeur”, die op een beurs zit. Kan het bedrag voor een machineonderdeel vandaag nog betaald worden? En liever niet bellen.
• Op de administratie draait het rooster met vakantiebezetting. Een collega krijgt de melding “pakket niet bezorgd” met een inlogpagina die op Microsoft 365 lijkt.
• De administratie van een kwekerij ontvangt een herinnering van een leverancier over een openstaande factuur, met de vraag om “even in te loggen om te betalen”.

In alle vier de gevallen zit het trucje in de haast en in de wijziging, niet in de techniek. Een bekend patroon is de mail over een gewijzigd rekeningnummer: hij ziet er netjes uit en het bedrag klopt, alleen het nummer niet. Eén telefoontje naar het nummer dat je al had, lost het bijna altijd op.

5 gewoontes die het verschil maken

1. Controleer een nieuw rekeningnummer altijd telefonisch. Bel op het nummer dat je al had, niet op het nummer uit de mail.
2. Laat twee mensen betalingen goedkeuren boven een vast bedrag. Spreek dat bedrag af en houd je er ook in de drukte aan.
3. Kijk naar het volledige afzenderadres. Niet alleen naar de naam. Eén letter verschil is al genoeg.
4. Zie haast als signaal. Haast is het belangrijkste kenmerk van fraude. Staat er “vandaag nog”, “vertrouwelijk” of “niet bellen” in een mail? Dan is dat het moment om even te stoppen en te checken.
5. Meld een klik direct. Heb je op iets geklikt? Niemand wordt er slechter van, wel sneller geholpen. Hoe eerder wij het weten, hoe sneller we kunnen kijken wat er nodig is. Bel ons op +31 115 712 600.

Wat wij voor je doen

Bij Digital Care klanten houden wij updates, back-ups en beveiliging op orde en kijken we mee. Rechten staan per rol ingesteld en elke wijziging staat in het logboek. Heb je een vraag of een verdachte mail? Bel ons, dan helpt een collega je verder.

Herkent jouw team deze signalen?

Wil je dat je team deze signalen herkent voordat het druk wordt? Bekijk de security awareness training: korte lessen en oefenmails, zonder vingertje.