Het belang van goed werkplekbeheer voor mkb: neem IT serieus vóór het te laat is

Veel bedrijven komen pas in actie als het écht begint te wringen. Als de frustraties oplopen, de werkplekken traag worden, of wanneer de communicatie met de huidige IT-partner ronduit stroef verloopt. Pas dan komt de vraag op tafel: “Moeten we niet eens met iemand anders gaan praten?” 

In dit artikel legt onze IT-expert Walter de Kok uit welke problemen bedrijven ervaren met IT, welke misverstanden er altijd nog leven, welke valkuilen hij regelmatig ziet en hoe je goed werkplekbeheer herkent.

Veelvoorkomende IT-problemen bij mkb-bedrijven

Bij Infodatek nemen bedrijven vaak contact op als ze op één of meerdere fronten vastlopen. Denk aan performanceproblemen, onduidelijkheid over beveiliging of het gevoel dat hun IT niet met ze meegroeit. 

Vooral bij groeiende organisaties zien we dat systemen die ooit prima voldeden, nu compleet uit hun jasje barsten. Het gevolg? Vertraagde processen, frustraties bij medewerkers en een IT-afdeling die meer achter de feiten aanloopt dan vooruit kijkt. Deze veelvoorkomende IT-problemen lichten we hier toe.

1. Performanceproblemen

Eén van de meest voorkomende IT-problemen zijn performanceproblemen. Medewerkers ervaren vaak dat systemen traag zijn of zelfs uitvallen. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Onvoldoende servercapaciteit: als de server niet genoeg resources heeft om het aantal gebruikers te ondersteunen, kan dit leiden tot vertragingen.
• Verouderde hardware: oudere computers en netwerken kunnen niet de snelheid en efficiëntie bieden die moderne software vereist.
• Softwareproblemen: bugs in applicaties of incompatibiliteit tussen verschillende softwareprogramma's kunnen ook leiden tot performanceproblemen.
• Slecht ingericht netwerk: door een slechte inrichting van het netwerk kunnen ook performanceproblemen ontstaan, denk aan wegvallende verbindingen of trage kopieeracties.

2. Onzekerheid over veiligheid

Veel bedrijven vragen zich af: "Is onze omgeving eigenlijk wel goed beveiligd?" Ze maken zich zorgen over hun digitale veiligheid, vooral als ze gevoelige gegevens verwerken. Dit kan leiden tot:

• Data-inbreuken: onvoldoende beveiliging kan leiden tot datalekken en verlies van klantvertrouwen.
• Bedrijfsstilstand: cyberaanvallen kunnen leiden tot stillegging van bedrijfsprocessen.
• Financiële verliezen: de kosten van het herstellen van een inbreuk kunnen aanzienlijk zijn.

3. Een partner die niet levert

Een andere veelvoorkomende frustratie voor bedrijven is het werken met IT-partners die niet leveren. Dit kan zich uiten in:

• Langdurige ticketoplossing: als problemen niet snel worden opgelost, kan dit leiden tot productiviteitsverlies.
• Slechte communicatie: gebrek aan duidelijke communicatie kan leiden tot misverstanden en frustratie.
• Ontbreken van oplossingen: het niet tijdig aanbieden van oplossingen kan de bedrijfsvoering ernstig verstoren.

4. Gebrek aan schaalbaarheid

Een ander probleem dat vaak voorkomt in bedrijven is een gebrek aan schaalbaarheid in hun IT-systemen. Als bedrijven groeien, kan dit leiden tot:

• Overbelasting van systemen: meer medewerkers betekent meer belasting op de bestaande infrastructuur, wat kan leiden tot prestatieproblemen.
• Beperkte functionaliteit: systemen die niet zijn ontworpen voor groei kunnen bedrijven belemmeren in hun ontwikkeling.
• Hoge kosten: het aanpassen of vervangen van systemen kan duur en tijdrovend zijn.

5. Geen regie op updates en onderhoud

Een ander veelvoorkomend probleem dat we vaak tegenkomen is het ontbreken van regie op updates en onderhoud. Dit kan leiden tot:

• Beveiligingslekken: verouderde software kan kwetsbaarheden bevatten die hackers kunnen exploiteren.
• Verlies van functionaliteit: als software niet wordt bijgewerkt, kunnen bedrijven belangrijke nieuwe functies missen.
• Hogere kosten op lange termijn: het negeren van onderhoud kan leiden tot grotere problemen die uiteindelijk duurder uitvallen om op te lossen.

De grootste misverstanden over IT en werkplekbeheer

Naast deze problemen waar bedrijven tegen aan lopen op het gebied van IT, horen we ook regelmatig deze misverstanden over IT en werkplekbeheer voorbij komen:

“We gebruiken Microsoft 365, dus alles is geregeld.”
Dit is helaas niet waar. Backups zijn geen standaardonderdeel. Beveiliging vraagt maatwerk.

“IT goed regelen kost een fortuin.”
Niet per se. Slecht IT-beheer kost op de lange termijn vaak méér. Denk aan uitval, verlies van data, of zelfs reputatieschade.

“Onze systeembeheerder regelt alles prima.”
Dat klopt, totdat diegene ziek is. Of met vakantie. Of zelfs het bedrijf verlaat. Dan kun jij ineens nergens meer bij.

Valkuil bij werkplekbeheer: de gebruiker

De zwakste schakel in je IT-beveiliging is bovendien zelden het systeem, maar vaak de gebruiker. Eén klik op een phishing-link en je hele netwerk ligt open. 

Daarom is bewustwording cruciaal. Train je medewerkers in het herkennen van phishing en zorg dat ze weten wat veilig gedrag is.

Valkuil bij groei: werkplekbeheer komt pas als laatste in beeld

Een andere valkuil bij werkplekbeheer is het volgende typische scenario: een bedrijf groeit snel, maar blijft vasthouden aan oude systemen. Die waren prima voor tien mensen, maar niet voor dertig. Schaalproblemen zijn dan onvermijdelijk. 

Vaak adviseren we om te migreren naar een schaalbare cloudomgeving, bijvoorbeeld via Microsoft 365. Dat is niet alleen toekomstbestendig, maar biedt ook flexibiliteit én betere beveiliging.

Toch is migreren naar de cloud niet altijd vanzelfsprekend. Niet alle software is geschikt voor de cloud. In dat geval werken we vaak met een hybride oplossing: mail en bestanden in de cloud, legacy-applicaties lokaal. Zo combineren we flexibiliteit met functionaliteit.

De stille kracht van goed werkplekbeheer

Ironisch genoeg merk je goed IT-beheer dus vooral... als het ontbreekt. 

Bij goed werkplekbeheer zijn systemen níet traag, draaien updates automatisch en kunnen  medewerkers ongestoord werken. En dan lijkt het alsof er niets aan de hand is. Toch gebeurt er achter de schermen dan juist veel:

• Updates van besturingssystemen en software.
• Automatische backups (want nee, Microsoft 365 doet dat niet standaard!).
• Securitypatches en monitoring.
• Advisering op inrichting en schaalbaarheid.

En dat levert veel op: minder storingen, minder frustratie én meer productiviteit.

Download hier onze Security Quick Scan die je helpt jouw IT snel op orde te brengen.

Wat je mag verwachten van een goede IT-partner

Wil je jouw IT vanaf nu goed regelen en ben je op zoek naar een IT-partner, hou er dan rekening mee dat deze méér moet zijn dan een brandjesblusser. Meedenken is essentieel. Elk bedrijf is anders, en dus is maatwerk noodzakelijk. Wat je van ons mag verwachten:

• Proactieve advisering: niet alleen wat technisch kan, maar wat ook bij jouw organisatie past.
• Communicatie en bereikbaarheid: snel schakelen zonder eindeloze wachttijden.
  Transparantie en duidelijke taal: IT hoeft geen black box te zijn. 
• Beveiliging en onderhoud: systemen blijven veilig en up-to-date zonder dat jij daar omkijken naar hebt.

Meer over proactief systeembeheer voor het MKB

Tot slot

Goed werkplekbeheer zie je dus niet altijd, maar je merkt het zeker als het ontbreekt! 

Investeer daarom op tijd in een toekomstbestendige IT-omgeving. En kies een partner die met je meedenkt, je proactief adviseert en problemen oplost voordat jij ze merkt. Want IT moet jouw werk makkelijker maken, niet moeilijker.

Direct een afspraak maken voor MKB systeembeheer

Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw MKB systeembeheer naar een hoger niveau kunnen tillen!